Безопасность НКО. Рекомендации

459

Представляем рекомендации по обеспечению безопасности деятельности НКО, разработанные Центром развития некоммерческих организаций (ЦРНО). В материалах дается информация о необходимых мерах по правовой, финансовой и информационной защите НКО.

БЕЗОПАСНОСТЬ НКО
Проблема обеспечения безопасности занимает важное место в деятельности любой организации. Законодательство под безопасностью понимает «состояние защищенности жизненно важных интересов личности, общества и государства от внутренних и внешних угроз» (Закон от 05.03.1992 г. № 2446-1 «О безопасности»).
Работа руководителя над обеспечением безопасности некоммерческой организации весьма актуальна. Мысли о том, что существование НКО изначально безопасно по причине ее социальной полезности, увы, не спасают организацию от проверок и санкций. Представления о том, что НКО не должны трогать контролирующие органы, что ее не должны штрафовать или готовы ей что-то прощать, поскольку у НКО нет своего юриста, нет профессионального бухгалтера, а про изменения законодательства НКО не знала, являются очень опасными заблуждениями. Такое отношение к делу чревато тем, что налоговая начисляет штрафы, прокуратура проверяет все внутренние документы, а Минюст направляет иск в суд о признании НКО прекратившей деятельность.
Обеспечение безопасности прежде всего направлено на обеспечение правовой устойчивости НКО. Правовые основы обеспечения безопасности определяются соответствующими положениями Конституции Российской Федерации, федеральными законами и другими нормативными актами. Правовая защита персонала, материальных и экономических интересов организации от преступных посягательств обеспечивается на основе норм Уголовного и Уголовно-процессуального кодексов, законов Российской Федерации о прокуратуре, о федеральной службе безопасности, о полиции и других.
Защиту имущественных и иных материальных интересов организаций призваны обеспечить, также, гражданское, гражданско-процессуальное, арбитражное и арбитражно-процессуальное законодательство.

Для достижения безопасности НКО с правовой точки зрения необходимо:
• обеспечить защиту имущественных ресурсов;
• наладить своевременное информирование руководства НКО о фактах нарушения законодательства со стороны государственных и муниципальных органов, коммерческих
и некоммерческих организаций, затрагивающих интересы НКО;
• всесторонне изучать деловых партнеров;
• разрабатывать и совершенствовать внутренние правовые акты НКО, направленные на обеспечение ее безопасности;
• реализовывать меры по защите интеллектуальной собственности НКО;
• взаимодействовать с правоохранительными и контрольными органами в целях предупреждения и пресечения правонарушений, направленных против интересов организации;
• требовать возмещения материального и морального ущерба, нанесенного НКО в результате неправомерных действий организаций и отдельных физических лиц.

Какими мерами НКО может обеспечить безопасность деятельности? На что надо обратить внимание в первую очередь?
Для защиты организации необходимо применить ряд мер в направлении правовой, финансовой и информационной безопасности. Рассмотрим их подробнее.

1. Правовая безопасность

Правовая безопасность включает два аспекта:
• внутренний — соответствие внутренних документов НКО действующему законодательству;
• внешний — соблюдение действующего законодательства в процессе деятельности НКО и выполнение требований по отчетности.

Для обеспечения внутреннего аспекта правовой безопасности рекомендуется начать с юридического аудита устава НКО (особенно в случае его регистрации до 2006 года) и заключенных соглашений о финансировании (договоров пожертвования/грантов) на предмет соответствия действующему законодательству. Лучше это сделать с помощью профессионалов. Проведите проверку и других внутренних документов, восполните недостающие документы, на будущее установите четкую систему документооборота.
Важно получить в Федеральной налоговой службе (ФНС) выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) по своей организации и проверить указанную в ней информацию на соответствие действительности: адрес организации, ее телефон, данные руководителя и учредителей, наименование организации. Очень часто НКО просто забывают вносить появляющиеся изменения. Необходимо устранить обнаруженные несоответствия и подать актуальные сведения в Минюст.
Следует помнить, что НКО наравне с другими юридическими лицами, коммерческими организациями должна соблюдать трудовое законодательство и иметь полный пакет, соответствующих документов (начиная от приказов и штатного расписания и заканчивая трудовыми договорами с сотрудниками)
Соблюдать трудовое законодательство следует даже если в организации только один работник (руководитель). Штрафы за нарушение законодательства в этой сфере для ридических и физических лиц самые высокие.
С добровольцами НКО должна заключать гражданско-правовые договоры; обратите внимание на новеллы законодательства в этой области, касающиеся объема компенсации затрат добровольца (ст. 7.1 Федерального закона «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях» в редакции 2011 г.).
Необходимо провести ревизию компьютерных программ, удалить нелицензионные, исключить какие-либо нарушения лицензионных соглашений. Для офисной работы необходимо купить лицензионные программы либо использовать программы свободного доступа. Также есть возможность воспользоваться льготами по получению лицензионного программного обеспечения для НКО, которые предоставляет Microsoft в рамках программы «Инфодонор» (http://www.microsoft.com/rus/licensing/unilateral.aspx).

! Административная ответственность за нарушение Трудового Кодекса РФ
Статья 5.27. Нарушение законодательства о труде и об охране труда
1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических
лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток
(в ред. Федеральных законов от 09.05.2005, № 45-ФЗ, от 20.04.2007, № 54-ФЗ, от 22.06.2007, № 116-ФЗ).
2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение (в ред. Федерального закона от 09.05.2005, № 45-ФЗ), влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. !

Если же говорить о внешнем аспекте правовой безопасности НКО, связанном с ее деятельностью, то в зависимости от конкретной сферы деятельности НКО он затрагивает самые разнообразные нормы, поэтому возможно дать только некоторые общие рекомендации.
Если НКО занимается образовательной/просветительской деятельностью, необходимо предусмотреть ее защиту от претензий в связи с отсутствием лицензии. Если организация практикует процесс обучения регулярно, стоит подумать о получении лицензии.
Осуществление социальной работы, возможно, потребует соблюдения законодательства в области оборота лекарственных средств, стандартов оказания социальной помощи, а также норм СЭС. Нет исключений для НКО и по соблюдению другого законодательства: пожарной безопасности, экологической безопасности, авторского права и защиты интеллектуальной собственности и т. д.
Руководителю НКО важно составить график всех отчетов организации и соблюдать его. Остановимся на этом немного подробнее.

Отчеты в контролирующие органы

1. Налоговая отчетность – это отчетность об исчислении и уплате налогов (налоговые органы, пенсионный фонд, фонд социального страхования) по месту регистрации организации.
2. Если в организации принята общая система налогообложения, то для нее существует также бухгалтерская отчетность (посылается в налоговые органы, пенсионный фонд, фонд социального страхования и другие) по месту регистрации организации.
3. Отчетность в органы статистики.
4. Отчетность НКО о своей деятельности в регистрирующие органы — Минюст. Она обязательна для всех НКО, кроме товариществ собственников жилья, а также садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан.
Отчетность донорам и жертвователям в соответствии с договорами. Обычно помимо финансового отчета сдается и содержательный отчет.
Отчетность перед вышестоящим органом организации — содержательный отчет и финансовая отчетность о целевом использовании средств в соответствии с уставом организации. Это подразумевает создание отчета НКО за год по всей деятельности с раскрытием финансовых показателей, с расшифровками в разрезе смет и статей расходов (доходов). Этот отчет составляется в соответствии с внутриорганизационными стандартами и учетной политикой организации. Именно с ним работают контрольные органы организации (например, контрольно-ревизионная комиссия, наблюдательный совет и др.). Именно к нему составляется протокол и представляется на утверждение вышестоящему органу (например, общему собранию организации).
С 2007 года на Министерство юстиции возложена обязанность контролировать деятельность некоммерческих организаций на предмет соблюдения ими законодательства и собственных уставов. Предоставление отчетов в Минюст является одной из форм этого контроля.
В 2009 году была проведена некоторая либерализация законодательства, касающегося некоммерческих организаций. Государственный контроль за деятельностью НКО был облегчен, был сокращен срок регистрации некоммерческих организаций и упрощена их отчетность. Но в целом российское законодательство об НКО остается одним из самых жестких (ФЗ «О некоммерческих организациях» № 7-ФЗ от 8.12.1995 (ст. 32) ФЗ «Об общественных объединениях» № 82-ФЗ от19.05.1995 (ст.38, глава V), Приказ Минюста РФ № 90 от 31 марта 2009 г. «Об утверждении Административного регламента проверок…», ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального
контроля» № 294-ФЗ от 26.12.2008).

В отчетах в Минюст надо отражать достоверную информацию, которую можно документально подтвердить, сами отчеты должны быть размещены в сети Интернет (ст. 29 Федерального закона от 19.05.1995 № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»; ст. 32 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»; Приказ Минюста от 7.11.2010 № 252 «О порядке размещения в сети интернет отчетов о деятельности и сообщений о продолжении деятельности некоммерческих организаций», www.minjust.ru).
Многие государственные органы и службы имеют право проверять НКО. Следует ознакомиться со списком этих организаций. Некоторые госорганы имеют графики проверок и публикуют их на своих сайтах, например Минюст и налоговая инспекция.

Органы, имеющие право осуществлять проверки НКО:
• Федеральная налоговая служба,
• Федеральная инспекция труда,
• Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор),
• Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки.
• Министерство внутренних дел,
• Министерство юстиции,
• Прокуратура,
• Федеральная антимонопольная служба,
• Федеральная миграционная служба,
• Федеральная служба по финансовому мониторингу,
• МЧС («пожарные»),
• Государственная санитарно-эпидемиологическая служба (СЭС),
• Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),
• Контрольно-ревизионное управление (КРУ).

Существуют нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуры проверки НКО различными органами, к ним можно обращаться для того, чтобы знать свои права и обязанности.

Памятка по проверкам
(Здесь в тексте использована памятка по проведению проверок, составленная НП «Юристы за гражданское общество»)
В целом руководителю НКО необходимо знать, что любая проверка государственным органом производится на основании распоряжения (приказа, постановления и т. д.). Распоряжение (его заверенная печатью копия) обязательно должно быть передано руководителю некоммерческой организации или иному должностному лицу (определенному внутренним приказом организации), одновременно с предъявлением служебного удостоверения проверяющего.
Если во время проведения проверки в организации отсутствует руководитель, а проверяющие настаивают на вручении распоряжения и проведении контрольных мероприятий, сотруднику организации следует известить проверяющих о занимаемой должности, и в дальнейшем указывать ее, расписываясь в документах, связанных с данной проверкой.
Обычно в распоряжении указываются:
• номер;
• дата;
• наименование государственного органа, выдавшего его;
• ФИО уполномоченного на осуществление контроля лица;
• наименование юридического лица, в отношении которого проводятся мероприятия по контролю;
• цели и задачи проведения мероприятия по контролю;
• вид мероприятия по контролю;
• даты начала и окончания мероприятия по контролю.
Обязательно указывается характер мероприятия по контролю — плановое/внеплановое.
Представители некоммерческих организаций вправе непосредственно присутствовать при осуществлении контрольных мероприятий, знакомиться с результатами проверок, давать объяснения и указывать в актах сведения о своем ознакомлении, согласии или несогласии.
В случае если должностное лицо организации не согласно с составленным проверяющими документом, при подписании можно сделать пометку «не согласен» или подписаться только в его получении (т. е. не конкретизировать свое несогласие, а впоследствии скорректировать позицию по этому вопросу с юристом в спокойной обстановке). Подписание или неподписание документов представителем организации не имеет значения для правовой оценки результатов проверки.
Необходимо запомнить, что органы контроля не имеют права брать какую-либо плату с организаций за проведение мероприятий по контролю; получать денежные средства в случаях составления актов об административных правонарушениях при проведении проверки.
Некоммерческая организация вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц органов государственного контроля в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством РФ.
При проверках действует презумпция добросовестности, то есть на проверяемых действует правило «разрешено все, что не запрещено», для проверяющего наоборот — «все, что не разрешено, то запрещено» (на все действия необходимо специальное разрешение). Этим можно воспользоваться, если проверяющие собираются совершить определенные действия, законность которых вызывает сомнение.

2. Финансовая безопасность

В последнее время власти расширяют арсенал средств для давления на некоммерческие организации. У чиновников появилась возможность узнавать обо всех финансовых операциях НКО.
Росфинмониторинг, занимающийся борьбой с легализацией преступно нажитых средств и финансированием терроризма, решил усилить контроль за денежными потоками некоммерческих организаций (НКО) — как светских, так и религиозных. В начале марта 2012 года в электронных справочных системах появился приказ главы службы Юрия Чиханчина «О внесении изменений и дополнений в приказ Федеральной службы по финансовому мониторингу от 8 мая 2009 года», расширяющий перечень ведомственных критериев, по которым финансовые операции или сделки могут быть признаны сомнительными. В их числе операции, которые осуществляются с участием руководителей, учредителей или сотрудников общественных организаций и объединений (политических партий, религиозных организаций и других объединений), фондов, иностранных неправительственных НКО, а также их филиалов и представительств, работающих в России. Под подозрение отныне подпадают и операции «по расходованию денежных средств российскими общественными организациями и объединениями», «не соответствующие целям, предусмотренным их учредительными документами».
Финансовым организациям рекомендовано незамедлительно оповещать Росфинмониторинг о сомнительных сделках — как имущественных, так и финансовых. Как следует из документа, ужесточение контроля за НКО и другими общественными организациями осуществляется в целях повышения эффективности реализации закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Для обеспечения финансовой безопасности необходимо регулярно изучать выписки с расчетного счета в банке и платежки с целью контроля расходования средств бухгалтером. Нелишним будет ввести запрет на наличное обращение в организации, к которому законодательство предъявляет практически невыполнимые требования. Все платежи стоит делать только на карточки и личные счета сотрудников, привлеченных специалистов и организаций.
Важно разработать специальные режимы защиты каждого источника финансирования: благотворительные пожертвования, бюджетные средства, иностранное финансирование, коммерческая деятельность, членские взносы. Каждый из них имеет особый правовой режим и, как следствие, свои источники угроз. Проверьте договоры и схемы получения средств на соответствие законодательству. Если имеются сомнения, можно заранее обратиться с письмом в налоговую инспекцию с просьбой дать оценку договору и разъяснить налоговые последствия.

Защита имущества организации в основном состоит в соблюдении элементарных правил: обеспечение сохранности помещения (сигнализация, контроль ключей), страхование имущества и гражданской ответственности НКО (вдруг зальет в результате аварии помещения под вашей организацией или случится возгорание).
Если НКО является собственником помещения, от рейдерского захвата помогут регулярные (каждые 4 месяца) письма в регистрационную палату (УФРС) о том, что НКО в ближайшее время не планирует сделок с имуществом и просит проводить такие сделки, только если директор лично будет подавать документы.
Некоммерческим организациям также не следует быть наивными, вступая в хозяйственные отношения с другими организациями. Мошенники не задумаются о том, что НКО помогает детям, собирает пожертвования для больных и т.п. Основными способами для достижения цели у мошенников являются обман, введение в заблуждение, злоупотребление доверием. Распространено использование фальшивых документов (подделка печатей и штампов) реальных или вымышленных фирм. Поэтому следует проверять фирмы-поставщики, у которых НКО покупает товары, заказывает услуги. Их данные можно проверить через сайт налоговой инспекции, которая ведет Единый государственный реестр юридических лиц.
Финансовые угрозы могут быть и внутренними, поэтому храните печать организации в надежном месте, организуйте страховой пакет уставных документов, который в случае утери оригиналов поможет быстро восстановить их, не держите в организации пустые листы с подписью директора, введите визирование заключаемых договоров несколькими специалистами. Соблюдайте сроки хранения документов. Финансовые документы должны храниться в организации не менее 3 лет.

3.Информационная безопасность

Что касается информационной безопасности, то важно прежде всего осуществлять защиту персональных данных. НКО часто ведут базу клиентов, иногда это целевые группы больных людей; лиц, попавших в сложную жизненную ситуацию; многодетных семей и др. На организации лежит обязанность по обеспечению безопасности этой информации, сохранению ее конфиденциальности и регистрации в качестве оператора персональных данных (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», сайт Роскомнадзора http://www.rsoc.ru/). В организации должен быть определен режим сохранности конфиденциальной информации, с чем необходимо ознакомить сотрудников.
Необходимо регулярно копировать находящуюся на компьютерах НКО информацию на внешние носители и хранить их не в офисе. Это позволит защитить информацию от утери.
Следует хранить всю переписку с организациями (исходящие и входящие документы). В случае переписки с государственными органами необходимо сохранять почтовые уведомления о доставке и конверты. Важно минимизировать общение с чиновниками контролирующих органов (прокуратура, органы внутренних дел, юстиции, налоговый орган и пр.) по телефону, лучше направлять ответы и копии документов почтой — заказным письмом с уведомлением. Содержание телефонного разговора впоследствии будет невозможно доказать.
Не стоит оставлять без реагирования распространение в публичном пространстве информации, дискредитирующей организацию и/или ее сотрудников. Однако обращаться в суд с исковыми заявлениями, к журналистам и СМИ, жаловаться на них в правоохранительные органы стоит только в крайних случаях. Полезнее развивать личные контакты внутри медийного сообщества, размещать публичные отчеты о своей деятельности, вести целенаправленную деятельность по освещению мероприятий, чтобы свести неправильное предоставление информации к минимуму.
Также следует определить порядок распространения информации о самой НКО, например, все новостные сообщения, подготовленные пиарщиком, проверяет лично директор.
Безопасность некоммерческой организации может быть обеспечена лишь в случае системного подхода. Этот принцип предполагает учет всех факторов, оказывающих влияние на безопасность НКО, включение в деятельность по его обеспечению всех сотрудников, использование всех сил и средств. Для коммерческих организаций уже существуют разработки/рекомендации по налаживанию системы безопасности. НКО могут взять на заметку эти приемы и методы. (http://www.dist-cons.ru/modules/security/main.htm статья «Безопасность в малом бизнесе»).

4. Когда надо начинать беспокоиться о безопасности?

Лучше всего задуматься о безопасности НКО в момент создания организации. А также стоит специально думать об этом при всяких переменах в деятельности НКО. Например, при смене юридического адреса НКО, возможно, произойдет смена налоговой инспекции, документы НКО попадут в другую районную налоговую и, вероятно, пройдет камеральная проверка. В этом случае, перед тем как менять адрес организации, приведите бухгалтерские документы/договоры/ первичные документы в порядок, возьмите в налоговой справку об отсутствии задолженности перед бюджетом.
В начале построения системы безопасности добейтесь четкого понимания того, что, где и когда может угрожать вашей организации. Для этого необходимо:

1. Понять, в чем потенциальные опасности для вашей организации и как их можно избежать.
Потенциальные опасности могут быть связаны с потерей или нанесением ущерба вашим ресурсам:
• человеческим (волонтеры, сотрудники, члены организации и т. п.);
• финансовым (пожертвования, гранты, прибыль от коммерческой деятельности и т. п.);
• материальным (помещение, оборудование, материалы и т. п.);
• информационно-технологическим (базы данных, технологии, информация и т. п.).

2. Сформулировать, какие риски актуальны сейчас и в ближайшее время именно для вашей организации. Сформулировать, какие меры по повышению безопасности необходимо предпринять.
Для того чтобы это сделать, необходимо продумать следующие аспекты:
• сформировать список рисков, которые могут возникнуть в вашей организации;
• узнать, по каким рискам для вашей организации уже создана политика безопасности. Найти эти документы;
• проанализировать текущую ситуацию внешнюю и внутреннюю и понять, какие из возможных рисков могут возникнуть в ближайшее время;
• сформировать план, что с ними делать, как преодолевать;
• понять, имеются ли риски, о которых уже в вашей организации превентивно позаботились, оценить эти действия.

3. Внедрить и отслеживать эти меры. Попутно проводить текущий мониторинг на предмет новых рисков.
После того как вы сформулируете все возможные риски для своей организации и поймете, что с ними делать, необходимо закрепить это в соответствующих документах (приказах, должностных инструкциях и т. п.), чтобы это имело юридическую силу.
С другой стороны, важно не забыть про коммуникационную составляющую и донести на собраниях, встречах и т. п. до сознания сотрудников и волонтеров все те меры, которые вы планируете внедрить, чтобы они взяли на себя ответственность за исполнение данных вами поручений.
Далее важно постоянно отслеживать, насколько эти меры выполняются, а также мониторить возможное возникновение новых рисков. Это могут быть риски, о которых вы или не подумали, или они не были актуальны для вашей организации в момент разработки профилактических мер, или те риски, которые внезапно могут возникнуть в связи с изменениями во внешней или внутренней среде.

Подводя итоги главы, хочется отметить, что проблема обеспечения безопасности организации нуждается в постоянном внимании руководителя, так как в любой
момент могут возникать новые риски для деятельности НКО. Кроме того, важно подходить к проблеме обеспечения безопасности комплексно, обращая внимание на разные ее аспекты — законодательный, финансовый и информационный. к минимизировать риск

Комментарии

Будьте первым, кто оставит комментарий